Gestion - Administration


Quelques mots clefs : Rendre des comptes - gestion désintéressée - SIRET - droits des personnes fichées - Gestion des fichiers - Registre des délibérations - Registre officiel


Généralités


Quels sont les critères permettant de définir la gestion désintéressée d'une association ?

 L'exonération des impôts commerciaux est liée au caractère désintéressé de la gestion de l'Association.
Cette notion de désintéressement est clairement précisée dans le Code général des impôts (article 261-7) :
   · L'organisme doit être géré et administré à titre bénévole par des personnes n'ayant elles-mêmes, ou par personne interposée, aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l'exploitation ;
   · L'organisme ne doit procéder à aucune distribution directe ou indirecte de bénéfice, sous quelque forme que ce soit ;
   · Les membres de l'organisme et leurs ayants droit ne doivent pas pouvoir être déclarés attributaires d'une part quelconque de l'actif, sous réserve du droit de reprise des apports.
Ces conditions sont cumulatives.
Néanmoins, une instruction fiscale assouplit quelque peu cette réglementation. La gestion désintéressée n'est désormais plus remise en cause si un administrateur bénéficie d'une rémunération brute n'excédant pas les trois quart du S.M.I.C. Cette rémunération est bien entendu soumise aux prélèvements sociaux.


Une association doit-elle posséder un numéro de SIRET ?

 Le numéro de SIRET n'est obligatoire que si l'association remplit certains critères :
   * Emploi de salarié
   * Assujettissement à la TVA et ou aux impôts sur les sociétés ;
   * Perception de subventions des collectivités territoriales ou de l'Etat.
Le numéro de SIRET est à demander auprès de la direction régionale de l'INSEE si l'association n'a pas de salarié et au centre de formalités des entreprise dans le cas contraire.


 Fichiers


Quels sont les droits des personnes fichées ?

 Information
Les personnes fichées doivent être informées, par écrit (sur le formulaire d'adhésion par exemple) :
· Du caractère facultatif ou obligatoire des réponses avec mention des conséquences d'une non réponse ;
· Des destinataires des données recueillies ;
· De l'existence d'un droit d'accès et de rectification ;
· De l'identité du responsable du traitement.

Rectification
Sur présentation d'un justificatif d'identité, toute personne peut demander à vérifier et à modifier les informations la concernant contenues dans un fichier. La réponse est obligatoire.

Opposition
Toute personne possède le droit de s'opposer à ce que l'Association utilise les données la concernant pour de la prospection commerciale. De même, elle peut s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que soient détenues, au sein d'un fichier, des données la concernant.

Sanctions
Défaut de déclaration, recueil non autorisé d'informations, refus de répondre aux droits des personnes fichées etc etc. Tous ces manquements aux obligations constituent des infractions pénales pouvant être sanctionnées par des peines pouvant atteindre 5 ans de prison et 300 000 € d'amende.


Qui peut avoir accès à un fichier nominatif ?

 Les personnes physiques ont un droit d'accès aux fichiers nominatifs mais simplement sur les seules informations les concernant.


 Sous quelles conditions gérer un fichier nomminatif, qu'il soit ou non informatisé ?

 La déclaration d'un fichier doit être réalisée avant la mise en œuvre par le responsable du traitement.

Deux possibilités sont offertes :

1/ Déclaration simplifiée :
Pour faire l'objet d'une déclaration simplifiée, le fichier doit répondre à certaines normes fixées par la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), notamment ne porter que sur des données objectives pouvant être contrôlées par les intéressés et ne pas donner lieu à des mises en relations, rapprochements... autres que ceux nécessaires aux buts de l'Association.

Finalités
Le traitement doit se limiter à :
   · Fournir des informations individuelles nécessaires à la gestion des membres, conformément aux buts fixés par les statuts de l'association ;
   · Etablir des statistiques ou des listes en vue d'adresser des publications, bulletins, convocations... Si ces listes sont sélectives, elles doivent se fonder uniquement sur les buts fixés par les statuts.
   · Etablir des annuaires à l'exclusion d'annuaires mis en ligne sur internet.

Informations :
Les informations recueillies doivent se limiter à une stricte nécessité et ne pas faire apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales, les opinions politiques, religieuses, philosophique, les appartenances syndicales ou les mœurs ainsi que les condamnations, les difficultés économiques et sociales, des informations relatives à la santé...

Droit des personnes fichées :
Lors de leur adhésion, les adhérents doivent être informés :
   · Du caractère facultatif ou obligatoire des informations demandées ;
   · Des conséquences de l'absence de réponse ;
   · Des catégories de personnes ayant accès aux informations ;
   · Du lieu où peut s'exercer le droit d'accès et de rectification.
En cas de diffusion au sein d'un annuaire, les adhérents doivent en être informés et ont la possibilité de s'opposer à ce que tout ou partie des informations soit diffusées.

Durée de conservation :
Sauf si elles donnent leur accord, les personnes fichées doivent être rayées des fichiers dès leur démission ou radiation.

Destinataires des informations
Seuls peuvent être destinataires des informations mentionnées dans un fichier faisant l'objet d'une déclaration simplifiée :
   · Les responsables statutaires de l'Association et toute personne chargée de la gestion administrative ;
   · Les organismes d'assurance chez lesquels un contrat a été souscrit pour le compte de l'Association.

2/ Déclaration ordinaire
Tout fichier n'entrant pas dans le cadre de la déclaration simplifié doit faire l'objet d'une déclaration ordinaire.

Pour plus de précisions ainsi que pour les télé-déclarations, voir le site internet de la CNIL : www.cnil.fr


 Un organisme subventionnant une association est-il en droit de réclamer la liste nominative des adhérents ?

 Une Association subventionnée par un organisme quelconque est tenue de lui communiquer ses comptes et de justifier ses dépenses.
Mais en aucun cas, l'organisme ne peut exiger la liste nominative des adhérents. En effet, la norme simplifiée de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés limite la diffusion de telles listes aux seules personnes statutairement chargées de l'administration de l'Association ainsi qu'éventuellement aux organismes gérant un système d'assurance.


 Relations avec les autorités de tutelle


A qui rendre des comptes ?

L'association n'a de comptes à rendre qu'à ses membres et ce en fonction des conditions mentionnées dans les statuts ou le règlement intérieur. En aucun cas, il n'est de compte à rendre aux personnes non adhérentes.
Néanmoins, la législation impose de répondre aux demandes de l'administration fiscale et éventuellement des collectivités publiques accordant des subventions. Mais, dans ce dernier cas, seuls les documents ayant trait à l'utilisation des subventions sont exigibles.
Par contre l'accès aux informations, y compris nominatives, transmises aux préfectures et sous-préfectures dans le cadre de l'obligation légale de déclaration, sont publiques.


La préfecture (sous préfecture) peut-elle refuser des statuts ?

Quel qu'en soit le motif, il s'agit tout simplement d'un excès de pouvoir.
Les services préfectoraux doivent enregistrer les statuts qui sont rédigés sous la seule responsabilité de l'Association et ne peuvent s'opposer à aucune des mentions y figurant.
Si le préfet (sous-préfet) considère que des statuts sont illégaux, il doit d'abord les enregistrer puis saisir un tribunal. Seul un juge pourra demander leur modification voire les refuser.
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Un Conseil municipal doit voter une subvention destinée à une association dont un élu est responsable. Quelle doit être la conduite de ce dernier ?

La prise illégale d'intérêt (art. L432-12 et 13 du Code pénal) concerne les élus et les fonctionnaires qui participent d'une façon ou d'une autre à la prise décision concernant l'attribution de subventions. Ces deux articles sont destinés à éviter tout soupçon de conflit d'intérêt et d'enrichissement personnel qu'il soit direct ou indirect.
La chambre criminelle de la cour de cassation a ainsi condamné, en 2008, pour prise illégale d'intérêt, des élus locaux qui avaient pris part à des délibérations accordant des subventions à des Associations dont ils étaient administrateurs. Pourtant, ces élus n'avaient retiré aucun profit personnel et l'intérêt n'était pas en contradiction avec l'intérêt communal. La cour a simplement retenu que « les élus municipaux détenant un mandat électif sont soumis à l'obligation de veiller à la parfaite neutralité des décisions d'attribution des subventions ... ». L'intérêt moral est suffisant pour constituer le délit.
Dans ce cas, l'abstention lors du vote ne suffit pas et il est indispensable que l'élu quitte la séance lors des délibérations de façon à ne pas influencer la décision[1]. Cet « éloignement » provisoire doit absolument être mentionné dans le procès verbal de réunion.

[1] Arrêt du Conseil d'Etat.


Un organisme subventionnant une association est-il en droit de réclamer la liste nominative des adhérents ?

Une Association subventionnée par un organisme quelconque est tenue de lui communiquer ses comptes et de justifier ses dépenses. Mais en aucun cas, l'organisme ne peut exiger la liste nominative des adhérents.
En effet, la norme simplifiée de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés limite la diffusion de telles listes aux seules personnes statutairement chargées de l'administration de l'Association ainsi qu'éventuellement aux organismes gérant un système d'assurance.


Une municipalité doit-elle obligatoirement fournir un local ?

 Non ! Il n'y a aucune obligation en la matière. La mise à disposition d'un local peut être refusée en raison des nécessités de l'administration.
Par contre, ce refus ne peut avoir comme motif une raison politique, raciale etc.
Ceci dit, une municipalité peut être accusée d'excès de pouvoir si elle ne traite pas ses Associations sur un pied d'égalité. Ainsi si un local est accordé à une association mais pas à la votre, cette décision doit être dûment justifiée.


Registres


Est-il obligatoire de détenir un registre des délibérations ?

 La tenue de ce registre n'est pas une obligation. Il est néanmoins important de consigner par écrit et d'archiver le compte-rendu de toutes les instances de l'Association (réunion de C.A., Assemblée générale...).
Chaque procès-verbal consigné devra comporter :
· Date, heure et lieu de la réunion ;
· Ordre du jour ;
· Identité des personnes présentes, absentes représentées, absentes non représentées ;
· Compte-rendu des débats ;
· Résultats des votes ;
· Signatures du Président et du Secrétaire de séance.
S'il n'est pas obligatoire, le registre des délibérations peut rendre de très nombreux services. Il représente par exemple la mémoire de l'association et apporte la preuve de la réalité des réunions et des décisions qui y ont été prises.
Contrairement au registre officiel, le registre des délibérations peut être réalisé à partir de feuilles réunies dans un classeur ou toute autre forme de reliure ultérieure.


Qu'est-ce que le registre officiel ?

La tenue du registre officiel a été supprimée pat m'ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015 portant simplification du régime des associations et des fondations.